¿Qué es la digitalización de documentos?
Esta es una operación sumamente sencilla
que consiste en crear un respaldo digital de un archivo en papel. Cualquier documento
puede seguir este proceso. Es común que se creen copias virtuales de libros,
pero la digitalización de planos de construcción también es un servicio bastante
común.
Este procedimiento es especialmente útil para
aquellas organizaciones que generan abundante información documental. Como ejemplo
tenemos a las notarías, instituciones de administración pública, despachos contables
o de abogados, entre otros.
¿Cómo se realiza puede digitalizar un archivo en papel?
Para realizar este tipo de servicio se
requiere de un escáner. Esta máquina está diseñada para capturar las señales de
luz reflejada en un documento. Luego, esa información lumínica se transforma en
un formato digital.
Este proceso se realiza a través de un
dispositivo llamado Conversor Analógico-Digital (DAC). Los bits de información resultante
se transmiten a una computadora donde quedan almacenados.
Hay muchas impresoras multifunción para
oficina que incorporan un escáner. Sin embargo, ese tipo de equipos tienen una
velocidad muy lenta para manejar grandes volúmenes de documentos. Las máquinas profesionales
operan a una velocidad de 20 a 150 páginas por minuto.
Además,
son capaces de leer ambas caras a la vez. Adicionalmente, los equipos de las
empresas especializadas en este rubro tienen grandes dimensiones y pueden realizar
la digitalización de planos y otros archivos de gran tamaño.
¿Cuáles son las ventajas de digitalizar documentos?
Uno de los beneficios más importantes para
las empresas es el ahorro de espacio. Los archivos soportados en papel pueden
ir aumentando hasta ocupar pisos enteros. Si además se paga alquiler los gastos
de ese tipo afectan a las ganancias de la empresa.
Por otro lado, la gestión documental de cualquier
organización mejora radicalmente. Este es un problema muy grande en las
instituciones del estado. Los trámites burocráticos más simples se alargan significativamente
solo porque no se encuentran los archivos. En cambio, al tenerlos en un archivo
digital, solo se dará un click para dar con ellos.
Por último, se tiene que mencionar el
aspecto de la seguridad de la información. Algunos documentos son tan importantes
que no se puede aceptar su destrucción. Sin embargo, al almacenarlos por años
se pueden dañar irremediablemente. El tiempo y los factores ambientales son terribles
enemigos del papel. Con la digitalización se puede tener un respaldo de estos
archivos y olvidar el temor de perderlos.
Si está buscando un servicio de digitalización de planos y otros documentos, contacte con la empresa T-copia. Para más información,
comuníquese con sus especialistas a través del formulario de contacto de su página
web o solicite su cotización.
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