Las empresas en ocasiones tienen que imprimir cientos de copias de un documento, pero con algunas diferencias entre ellos. Un ejemplo de este tipo de trabajos son las cartas de cobranza. Todas ellas suelen tener el mismo contenido, pero se cambia solo un nombre o un monto de dinero. En eso consiste la data variable.
Este tipo de impresión extrae información de una base de datos, entonces se reemplazan casillas que se deben alterar. De este modo, se ahorra tiempo en la elaboración de archivos personalizados para cada cliente.
¿Como funciona la data variable?
Al momento de la impresión las computadoras toman los datos de las tablas o listas preparadas. Esa información se integra en un modelo de documento previamente hecho. Se puede elegir el formato final del texto, su posición y hasta su diseño.
En el mismo tiempo que tomaría realizar 1 millar de copias de un mismo archivo, se obtiene un millar de piezas únicas. No solo se puede cambiar un nombre, sino que se pueden integrar diferentes imágenes. Hasta tablas y gráficos pueden ser variar con este método.
¿Qué pasos seguir para crear un archivo de data variable?
Lo primero que se debe hacer es crear un documento maestro. Es este tipo de archivo se marcan los elementos fijos y los espacios de naturaleza variable. Luego, se crea un fichero que almacene y concentre los datos que se desean cambiar en cada una de las copias.
Posteriormente, se procede a combinar la información de ambos archivos. El resultado es un documento combinado con una información personalizada para cada cliente. Un ejemplo de este tipo de impresión pueden ser los recibos de pago de luz o agua. La data variable usa un formato de lectura llamado PFD/VT.
Beneficios de usar datos variables
Las empresas que contrata el servicio de data variable ofrecen una apariencia de más profesionalidad. Además, se puede captar la atención de un cliente con más facilidad si se menciona su nombre. Esta característica es bastante útil en el caso de las campañas de e-mailing para promociones.
Además, se puede ahorrar tiempo y dinero en tareas sencillas con la contratación de un outsourcing. Con este método, se puede acelerar el tiempo de respuesta de la organización. La productividad y la eficiencia también se verían beneficiadas. Todo esto deriva en conseguir mayor cantidad de clientes y resultados satisfactorios para todas las partes.
